Las reuniones virtuales: El reto de la distancia

Un día conversando con unas amigas que han ingresado a una empresa con oficinas a nivel nacional me comentaban lo difícil que eran las reuniones virtuales, es decir con la imperdonable distancia que “divide” a las personas y como para ellas era una aventura comunicarse a través de las reuniones telefónicas, por TeamViewer o por Skype. Me puse a pensar en el tema y recaí que cuando yo inicié la misma aventura en la organización en la que laboro también me pareció complicado el tema y hasta me dio un poco de temor de cómo comunicar y cómo lograr captar a la otra u otras personas al otro lado de la llamada, pero como todo, es un aprendizaje constante que siempre nos sorprende y nos reta a avanzar.

Bueno, para no aburrirlos con mis pensamientos, aquí dejo algunos tips que quizá nos puedan ayudar a desarrollar el potencial de las personas que trabajan con nosotros generando espacios efectivos de diálogo y compromiso en los acuerdos:

#TIP1: EL ESPACIO: El espacio en el cual las personas están ubicadas es sumamente importante, es decir, si están en un espacio NO PRIVADO podrían ser interrumpidas constantemente lo cual debilitaría el proceso de comunicación y sería una barrera para la calidad de la misma. Siempre debemos estar en espacios que beneficien la privacidad y la atención, tengamos en cuenta que al solo utilizar un sentido, los demás se podrían alborotar.

#TIP2: MEDIO: Elegir el medio por el cual te vas a comunicar es muy importante, si es algo más delicado quizá el celular sea el medio más personal que exista para hablar con ese colaborador en particular, y si más bien es una reunión con varios participantes y se busca generar ideas, quizá medios como el SKYPE sirvan más para el propósito de la comunicación. Y claro, tenemos el mail que según como lo utilicemos nos sirve para varios propósitos, sobre esto tendremos una entrada especial en el blog. El medio es muy importante no solo por su aspecto técnico sino también por su aspecto emocional y tiene relación directa con cuanto conocemos a cada miembro de nuestro equipo, si es más auditivo por ejemplo o más visual quizá.

#TIP3: PRECISIÓN: La comunicación a distancia nos reta a ser muy precisos y concisos, pues las conversaciones largas tienden a provocar que las personas se pierdan o que las ideas que van surgiendo no puedan ser vertidas y de esa manera no se enriquezca la comunicación. Recordemos que la comunicación como proceso necesita de la retroalimentación constante, ya que no tenemos los gestos y los movimientos corporales como lenguaje no verbal de retroalimentación, las pausas y los silencios sirven para dar el “micrófono” a los demás participantes y de ese modo cada colaborador se siente involucrado con la comunicación.

#TIP4: TONO DE VOZ: Al faltarnos en este tipo de comunicaciones el aspecto visual (así utilicemos medios como la cámara web donde los cambios son sutiles para el ojo aún no tan entrenado en estos medios) nuestro cerebro tratará de todas maneras de descifrar a través del tono de voz la emoción, la firmeza, la preocupación, la duda, es decir un conjunto de expresiones no verbales que podríamos observar en una reunión frente a frente y que en este tipo de reuniones está ausente, por ello es importante tener mucho cuidado con el tono de voz y sus cambios y, si sentimos que lo hemos utilizado de la manera menos apropiada podríamos hacer un pequeño mensaje de yo para reforzar como nos sentimos y no quede duda alguna.

#TIP5: EMOCIONES: En la comunicación directa las emociones son más fáciles de manejar y gestionar, sin embargo en las comunicaciones virtuales son complicadas, es por ello importante aprender y enseñar a nuestros equipos de trabajo a VERBALIZAR NUESTRAS EMOCIONES, decir que me sorprende, que me incomoda, que me gusta, que me parece interesante, que necesito tiempo para pensarlo, esto es muy importante, pues de esa manera podremos ir gestionando la evolución de la comunicación como proceso y gestionar los problemas que se puedan suscitar. En este espacio sugiero que no tengamos traductores, cada uno es responsable de sus propias emociones, así que quien mejor que YO para verbalizarlas y darles su verdadero contexto.

#TIP6: PASO FIRME: Hay que asegurarnos que el objetivo de la comunicación se ha logrado, esto sea a través de una pregunta concluyente, a través de un reforzamiento directo o a través de una acta de reunión, en este último caso se sugiere que no sea siempre la misma persona la que la redacte, sino cualquiera del equipo para de ese modo generar compromiso.

Espero que estos tips les sean tan útiles como me lo han sido a mí en estos años y nos impulse a pulir nuestras reuniones y obtener el mejor resultado posible.